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同窓会幹事になったらやるといい9つのこと - 2012.07.15 Sun このエントリーをはてなブックマークに追加 このエントリーを含むはてなブックマーク あとで読む  Check この記事についてfacebookでshareする

classreunion.jpgちょっとえらそうなタイトルにしてみました。

我が母校の同窓会は、オリンピックイヤーに開催されます。
今年はそんなわけで、昨日開催いたしました。はい、幹事だったのです。
正確にいうと、幹事グループだったんですけどね。
私は表舞台派ではなく、地味に裏方派なので。徹底的に裏方。結構いろんなことやりました。
やってると、結構悩んでる人多いんじゃないかと思ったので、世の中の同窓会幹事の人に役立てばと、やったことをまとめておくことにしました。

ちなみに、うちの母校の場合、生徒数約150名。全員女子です(私、女子校出身だもの)。
さらに歳から想定できるとおり、子連れの想定も視野に。かつ、先生も呼びますよ。
全国各地にちらばってるし、下手したら海外在住もいます。

という前提で、以下つらつらと。

1.前の幹事から会費や住所録を引き継ぐ
ここからスタートです。ここで、残金の確認とか、住所不明者の確認等。

2.協力者を募る
幸い、昔から毎年集まる仲間がいたので、それを幹事会にしたてあげました。
ラッキーなことに、関西在住、関東在住、子ども有無、独身と既婚、全種類揃ってます。
それぞれの立場での検討がしやすいです。
それに、幹事の仕事なんて一人で到底できませんから。

3.会場確保の検討
代々、レストラン貸切が多いんで、今回も。
ただ、子供連れが大丈夫とか、昼に貸切ができるかとか、人数を見たてたりとか。
二次会勝手に開催するとしても、近くにお店がありそうな場所で等。
女子ばかりなのでそれなりにオシャレじゃないとダメだし。
結果、ホテル阪急インターナショナルの近くにあるカジュアルイタリアンレストランを候補に。
結婚式の二次会なんかでもよく使われてるので、そういうところがポイントですね。

4.会場確保と日程の検討
遠方からの帰省を考え、連休初日にしようというのと。
先生方のスケジュールで、期末試験あけて採点が終わったあとぐらいというのとか。
なんかそんなのを考えつつ、結婚式の式の二次会になる場所とかなら、大安で取れないことを考えて早めに手を打つとか。
結果、昨日の日付で候補にしたお店を確保しました、1年3ヶ月前に。

5.案内送付と参加者管理、入金確認
ここからは半年前ぐらいから動き始めます。
同窓会の開催告知や出欠をどうやって取るか、が結構課題です。
でも、時代はインターネット全盛期。昔の手法とハイテク手法を掛け合わせることに。
旦那さんの同窓会はネットだけでやったみたいですが。
そんなにリテラシーがものすごい人って周りに少ないのは理解していたので、掛け合わせでやることにしました。

まずは、往復ハガキの作成。これは、とりあえず全員に送ります。
同時に、WEBでの申し込みフォームも作成。携帯でも返事できるように、QRコードを作成してハガキにも印刷。
出欠チェックはひとりではしんどいので、Googleドキュメントで幹事会共有にして、随時チェックをいれて行きます。
フォームはあとでダウンロードできるのでハガキ分をどんどん入れていく感じ。
ついに、Facebookグループ(前もってつくっておくといいです。クローズドのやつ)でも告知、MLでも告知します。
住所不明で戻ってきたものは、Facebookで同窓生に聞きまくり。
わかったら再送して出欠を確認していきました。

これが一番地味で時間がかかります。
さらに同時に会費振込もはじまるので、今回は振込金額確認しやすいように、ネット銀行を使いました。
通帳なし、データはCSVダウンロードできるし、何かと楽です。

あとは先生のご招待も大事ですね。

6.人数確定、お店と打ち合わせ
人数確定は一ヶ月前に。お店に前金を持って行くときに、希望する内容を打ち合わせ。
今回は授乳スペースの確保や、子どもプレートの有無、席の数等、相談しました。
最終人数決定は前日でも大丈夫のお店だったのでよかった。

7.細々とした当日までの準備
当日こんなものが必要です。
•出欠チェック
•未入金者チェック
•座席決めくじ(立食だったら不要ですね)
•テーブル札
•名札用シールとペンの手配
•住所やメールアドレスの確認チェック表
•式次第(あるといいです。今回は近況報告集に全部盛り込みました。)
•入口案内ポスター
これに加えて、アンケート実施もしたりしました、今回。なので、テーブルにおいておくボールペンとかも。みんなどんな風に思ってるか聞くのも大事。

近況報告集は、往復ハガキしかり、フォームしかり、みんなからの一言をもらってました。
これを収集して一つの冊子にして配るというのをやりました。
毎回やってるけど、ちゃんとしたのをもらってなかったんですよね。
これをどうしてもやりたかった。
ちゃんと当日に製本した状態で。
なので、事前に集めたものをPDF化してオンラインキンコーズを利用して簡単に製本してもらいました。便利な世の中だ。もちろん、店に配送もできましたので、身軽に移動。
PDFにしてるから、来れなかった人にはインターネット経由で配布も可能です。

こういう小道具系も、前日までに準備、手配が必要です。

8.当日にやるべきこと
受付、住所などチェックする人、誘導係、カメラマン、司会者、タイムキーパー。
あとはお店との窓口になる人とかも。
この辺は、いわゆるパーティーとかと一緒かな。

9.宴のあとにやるべきこと
写真整理、MLでの開催報告、次の幹事への引継。いまやってるので、この辺はまたおいおい。

何かとまとめておいたら、便利かもと思ったのでまとめておきました。
ちなみに、同窓会報告はがきなるものを作ってますよ。
そういうので、次への呼び水にするのもありですね。

世の中の同窓会幹事さんの少しでも足しになりますように。

Posted at 19:29 | Diary・Memo | Comment(0) | Trackback(8)

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